Система менеджмента качества ISO 9001:2015 Базовая кафедра

Вход пользователя

ВХОД С ПОМОЩЬЮ СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЕЙ

ÌóëüòèÂõîä
Поиск по сайту Введите запрос для поиска Искать
Вы здесь Блог

Блог

июн

4

2018

Организуете мероприятия с сотнями участников? Посмотрите, как мы автоматизировали процесс регистрации на Первенство по робототехнике. Часть 1

Организуете мероприятия с сотнями участников? Посмотрите, как мы автоматизировали процесс регистрации на Первенство по робототехнике. Часть 1

Образовательная робототехника – одна из наиболее инновационных областей в сфере детского технического творчества. Она объединяет моделирование, программирование и информационно-коммуникационные технологии. Открытое Первенство Северо-Кавказского Федерального округа по робототехнике (РобоОс) призвано привлечь детей и молодежь к активному участию в развитии и популяризации данного направления технического творчества в регионе. Первенство проводится уже в пятый раз. Специалисты компании «Экспертно-аналитические системы», в качестве членов экспертных советов по ряду направлений, принимают участие в Робоосе с 2015 года. А в 2018 году наша компания стала официально отвечать за информационно-техническое сопровождение мероприятия.

С учетом того, что в этом году ожидалось около 200 конкурсантов, нами было предложено собирать заявки на участие в первенстве не с помощью заполненных анкет в формате Microsoft Word, присылаемых по электронной почте (как это было все четыре года до этого), а в автоматизированном режиме с помощью системы электронного анкетирования.
Плюсы такого подхода очевидны. Сократится нагрузка на организаторов, которым теперь не нужно вручную объединять присланную по электронной почте информацию в единый массив, а затем его как-то структурировать. Ведь на основании собранного с помощью системы регистрации массива данных можно автоматически генерировать все необходимые операционные документы.

Идея была сразу поддержана организационным комитетом и, в кратчайшие сроки, совместно с техническими специалистами, были сформулированы следующие требования:

  • Регистрация участников должна быть строго ограничена по времени и проходить в период с 13 марта по 23 апреля 2018 года.
  • Заполнить регистрационную форму можно как с помощью стационарного компьютера (ноутбука), так и с помощью мобильного устройства (смартфона, планшета).
  • Для регистрации на мероприятие не нужно иметь аккаунт какого-либо сайта или социального сервиса, доступ к анкетной форме должен быть свободным. Кроме того, регистрационная форма должна иметь возможность интеграции на страницу официального сайта мероприятия.
  • Все поля регистрационной формы должны исключать возможность ввода некорректных данных, должен быть запрещен пропуск обязательной для заполнения информации, должны быть подсказки к каждому из полей анкеты.
  • По окончании регистрации на мероприятие система должна предоставлять возможность создавать типовые документы, необходимые для проведения мероприятия (таких как ведомости, оценочные бланки для жюри/экспертов, бейджи участников и т.д.), поддерживать их выгрузку в файлы популярных форматов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe PDF) и печать на принтере (в том числе на листах формата A3).
  • По окончании мероприятия система должна давать возможность, прикрепив результаты соревнований, создавать аналитические отчеты (например, показывать в виде графика распределение среднего набранного балла в зависимости от возраста участника по каждому виду соревнований, или распределение среднего набранного балла в зависимости от платформы робота и т.д.).
  • И последнее по списку, но не по важности – предлагаемое решение должно полностью отвечать требованиям законодательства Российской Федерации. Сервер с программным обеспечением должен находиться на территории Российской Федерации, используемое системное программное обеспечение (операционная система и СУБД) должно входить в перечень ФСТЭК, а используемое для создания регистрационной формы программное обеспечение - входить в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Всем этим требованиям полностью отвечает разрабатываемая нашей компанией система сбора, хранения и анализа данных Expasys Questionnaire Studio Pro (рег. № 2573 в Реестре Минкомсвязи). Она умеет работать под управлением серверных версий Windows и Linux, а в качестве СУБД использует PostgreSQL (в том числе поддерживается работа с российской сертифицированной сборкой Postgres Pro Certified). Для работы система не требует установки каких-либо компонентов на клиентские устройства и позволяет управлять процессом сбора и анализа данных с помощью любого современного браузера даже с планшетного компьютера.

Для работы над проектом мы воспользовались самой новой на тот момент версией 2018.1. Создание регистрационной формы участника, содержащей 15 вопросов, заняло всего 10 минут.

Интерфейс управления вопросами регистрационной формы

Все вопросы, ответы на которые являются строго заданными, (например, тип соревнования или регион проживания) были реализованы как выпадающие списки. При этом, в некоторых вопросах (образовательное учреждение, платформа робота) была предусмотрена возможность указывать свой вариант ответа.

Редактирование вопроса со списком ответов

Готовая анкета, интегрированная на страницу официального сайта мероприятия, выглядела вот так.

Страница с регистрационной формой на официальном сайте мероприятия

Для удобства мы зарегистрировали отдельный аккаунт Республиканскому центру детского технического творчества, и предоставили этому пользователю полный доступ к созданной анкете. Это позволило сотрудникам центра оперативно отслеживать динамику регистрации участников, а в дальнейшем самостоятельно просматривать и создавать пользовательские аналитические отчеты. Но об этом чуть позже.

12 марта мы разместили анкету на сайте мероприятия, система автоматически разрешила заполнение регистрационной формы 13 марта в 00:00:00 по Московскому времени. Стоит отметить, что за 42 дня на мероприятие с помощью системы зарегистрировалось 175 конкурсантов со всего Северного Кавказа.

После публикации анкеты мы сосредоточились на создании аналитических отчетов и бумажных форм.

Первым в системе Аналитики мы создали отчет, который показывал список участников, которые регистрировались за день. Создание такого отчета заняло у нас не более 5 минут, и, в дальнейшем, сильно облегчило жизнь организаторам, так как они изначально хотели видеть динамику регистрации на мероприятие.

При создании аналитического отчета или печатной формы надо понимать, что очень многие вещи система делает автоматически. От пользователя не требуется каких-либо серьезных знаний и умений. Конструктор отчетов использует философию ленточного интерфейса (Ribbon) и напоминает знакомую всем линейку продуктов Microsoft Office.

Готовый шаблон отчета «Регистрация участников по дням» в конструкторе выглядит так.

Конструктор отчетов

Запущенный отчет во вкладке предварительного просмотра показан на скриншоте ниже.

Предварительный просмотр созданного отчета

Далее, мы взялись за сводную ведомость и карточку участника. В итоговом варианте сводная ведомость участников выглядит вот так.

Сводная ведомость участников

А вот так выглядит карточка участника.

Карточка участника

В итоге, мы разработали более десятка различных форм и отчетов. Сделали даже бейджи участников. Была предусмотрена возможность поиска по ФИО участника с целью отображения и распечатки только одного конкретного бейджа. И все это не потребовало написания ни одной строчки кода.

Бейджи участников

Однако бейджи не понадобились и их решили не печатать. Они только помешали бы детям в соревнованиях. А в стендовом первенстве «Фристайл» данные участника и название проекта были размещены на вывеске стенда.

В процессе проведения Робоос-2018 стало понятно, что в следующем году процедуру регистрации необходимо дорабатывать, в первую очередь, с организаторской точки зрения.

Необходимо требовать регистрацию не только конкурсантов, но и тренеров команд (с целью получить их контактные данные для оперативного оповещения и предупреждений об изменениях в регламентах), а также членов экспертных советов (с целью печати индивидуальных ведомостей и бейджиков экспертов). От каких-то полей в регистрационной анкете можно отказаться, вычисляя эти данные на основании других введенных данных (например, возрастная категория участника).

Но, не смотря на эти просчеты, можно сказать, что первый опыт получился крайне успешным.

Выводы: система Expasys Questionnaire Studio Pro прекрасно подходит для автоматизации процесса регистрации участников на мероприятия любого масштаба. С ее помощью можно быстро создать регистрационную анкету любой сложности и опубликовать ее на сайте мероприятия. Организаторы могут оперативно отслеживать процесс регистрации, а затем создавать необходимые для проведения мероприятия документы и аналитические отчеты.

В следующей части мы расскажем о том, какие аналитические отчеты мы создали после окончания мероприятия. А для затравки покажем график распределения участников по соревнованиям.

Пример аналитического отчета

 

Купить Expasys Questionnaire Studio Pro можно в любом из следующих Интернет-магазинов: Softline, AllSoft, Prodmag

  Демонстрационная версия системы доступна по ссылке: https://demo-qspro.expasys.ru

 

Количество просмотров (529)

Распечатать

Другие ссылки

 

Что бы иметь возможность оставлять комментарии войдите или зарегистрируйтесь.